Para fazer um inventário extrajudicial, é preciso identificar os herdeiros, levantar todos os bens e dívidas, reunir documentos, verificar se o caso pode seguir pela via extrajudicial, definir a partilha, cumprir as obrigações tributárias, preparar a escritura com assistência jurídica e depois registrar ou transferir cada bem.
O procedimento não começa no momento da assinatura no cartório. A maior parte do trabalho ocorre antes, com a organização jurídica e documental da sucessão. Seguir uma sequência lógica reduz o risco de exigências, retrabalho e descobertas tardias que obriguem a rever a partilha.
Passo 1: identificar quem são os herdeiros e interessados
O primeiro passo é compreender a estrutura familiar deixada pelo falecido. É preciso identificar descendentes, ascendentes, cônjuge ou companheiro e demais pessoas que possam possuir direitos sucessórios conforme o caso.
O regime de bens do casamento ou da união estável também pode influenciar a existência de meação e a participação na herança.
Essa análise deve ocorrer antes de distribuir informalmente os bens. A divisão somente pode ser planejada corretamente depois de se compreender quem possui direitos sobre o patrimônio.
Para uma visão geral de requisitos e funcionamento, consulte o guia de inventário extrajudicial.
Passo 2: verificar se existe testamento
A existência de testamento deve ser investigada no início. Ela não significa automaticamente que todo o inventário deva ser concluído judicialmente, pois a regulamentação atual admite a via extrajudicial em determinadas hipóteses.
No entanto, há requisitos próprios relacionados ao testamento e às providências judiciais anteriores à escritura. Ignorar essa informação até a fase final pode alterar completamente a estratégia escolhida.
As situações possíveis são explicadas em inventário extrajudicial com testamento.
Passo 3: verificar se há herdeiro menor ou incapaz
A presença de menor ou incapaz também deve ser identificada imediatamente.
A regulamentação atual admite inventário extrajudicial em hipóteses específicas com interessado menor ou incapaz, mas impõe mecanismos adicionais de proteção patrimonial e requisitos próprios para a escritura.
Isso significa que a antiga ideia de que qualquer menor obrigatoriamente impede inventário em cartório não deve ser utilizada como regra absoluta.
Veja os requisitos específicos em inventário extrajudicial com herdeiro menor.
Passo 4: contratar advogado ou buscar assistência jurídica
A assistência de advogado ou defensor público é obrigatória na escritura de inventário extrajudicial.
O profissional deve analisar a sucessão, conferir os documentos, orientar os interessados sobre a partilha e auxiliar na preparação do procedimento.
É recomendável que a orientação comece antes da escolha definitiva de quem ficará com cada bem. Cessões, renúncias, compensações e divisões desiguais podem produzir consequências jurídicas e tributárias que precisam ser compreendidas previamente.
Passo 5: levantar todo o patrimônio
Depois de identificar os sucessores, deve ser criada uma relação completa dos bens, direitos e obrigações.
O levantamento pode incluir:
- imóveis urbanos e rurais;
- veículos;
- contas bancárias;
- aplicações financeiras;
- participações em empresas;
- créditos a receber;
- direitos decorrentes de contratos;
- bens de valor relevante;
- dívidas e financiamentos.
Não é recomendável limitar o inventário aos bens dos quais a família se lembra imediatamente. Extratos, declarações, contratos e documentos patrimoniais podem revelar ativos ou obrigações adicionais.
Passo 6: conferir a situação dos imóveis
Quando existem imóveis, a matrícula atualizada deve ser analisada logo no início.
Ela permite verificar titularidade, descrição, ônus e averbações. Também pode revelar que determinada construção não está registrada, que existe divergência de área ou que o imóvel ainda aparece em nome de proprietário anterior.
A descoberta precoce dessas situações permite avaliar se alguma regularização deverá ser realizada antes ou depois do inventário.
Passo 7: reunir documentos e certidões
Com herdeiros e patrimônio identificados, são reunidos os documentos pessoais, certidões e documentos de cada bem.
A lista varia conforme a sucessão. Um inventário de imóvel exige documentação diferente de um inventário com empresa ou aplicações financeiras.
Também é importante conferir validade e consistência das informações. Diferenças de nome, CPF ou estado civil podem gerar exigências.
Passo 8: definir como será feita a partilha
A partilha estabelece como o patrimônio será atribuído aos sucessores.
Em situações consensuais, os interessados podem avaliar diferentes formas juridicamente possíveis de divisão, mas precisam conhecer seus direitos e as consequências da estrutura escolhida.
Não se deve partir da ideia de que qualquer distribuição desejada pelos herdeiros será fiscalmente neutra. Dependendo do caso, atribuir patrimônio além do respectivo direito pode produzir efeitos tributários adicionais.
Por isso, a minuta da partilha deve ser construída com análise jurídica, e não apenas com base em uma divisão informal feita pela família.
Passo 9: avaliar cessão ou renúncia, se houver
Se algum herdeiro não pretende permanecer com seus direitos, é necessário distinguir renúncia de cessão.
Na renúncia, o herdeiro abre mão de sua posição segundo regras próprias. Na cessão, existe transferência de direitos hereditários. Os efeitos para os demais interessados e a tributação podem ser diferentes.
Essas decisões devem ocorrer de forma consciente e formalmente adequada.
Passo 10: cumprir as obrigações relacionadas ao ITCMD
A transmissão do patrimônio decorrente do falecimento normalmente envolve o imposto estadual sobre transmissão causa mortis.
Como se trata de tributo estadual, procedimentos de declaração, avaliação, alíquotas, isenções e formas de pagamento variam conforme a legislação competente.
As informações patrimoniais utilizadas nessa etapa devem estar alinhadas àquelas que constarão da escritura.
Passo 11: escolher o tabelionato de notas
Atendidos os requisitos da via extrajudicial, os interessados podem encaminhar a documentação para preparação da escritura no tabelionato de notas.
A regulamentação nacional prevê liberdade de escolha do tabelião de notas para os atos notariais de inventário e partilha, sem aplicação das regras de competência territorial próprias do processo judicial.
Isso não elimina regras específicas relativas aos registros posteriores dos bens. Um imóvel continuará sendo registrado perante o Registro de Imóveis competente por sua localização.
Passo 12: preparar e revisar a minuta da escritura
A minuta deve refletir corretamente os dados do falecido, interessados, advogado, patrimônio, valores e forma da partilha.
Antes da assinatura, é importante conferir especialmente:
- nomes e documentos pessoais;
- estado civil e regime de bens;
- descrição dos imóveis;
- identificação de veículos e outros ativos;
- valores declarados;
- percentuais ou frações atribuídos a cada interessado;
- informações tributárias;
- eventuais cessões ou renúncias.
Uma inconsistência na escritura pode gerar dificuldade no momento de registrar os bens.
Passo 13: cumprir eventuais exigências do tabelionato
O tabelionato analisa a documentação e pode solicitar esclarecimentos, documentos complementares ou ajustes.
Uma exigência não significa necessariamente que o inventário tenha sido recusado. Muitas vezes trata-se da necessidade de completar um documento, corrigir informação ou compatibilizar dados.
Quanto mais completa for a preparação anterior, menor tende a ser o retrabalho nessa fase.
Passo 14: assinar a escritura pública
Depois de cumpridas as exigências e concluída a preparação, a escritura é assinada conforme as regras aplicáveis ao ato.
Há recursos eletrônicos para atos notariais, e determinados procedimentos podem utilizar assinatura e comparecimento digitais quando os requisitos forem atendidos.
A escritura pública de inventário e partilha não depende de homologação judicial para produzir os efeitos que a legislação lhe atribui.
Passo 15: registrar os imóveis
Se o inventário contém imóveis, a escritura deve ser apresentada ao Registro de Imóveis correspondente para atualizar a matrícula.
Esse passo é essencial. A escritura é título hábil para o registro, mas apenas guardar uma cópia do documento sem promover a atualização registral não equivale à conclusão da transferência imobiliária.
Também podem existir emolumentos e exigências próprias dessa etapa.
Passo 16: transferir veículos, empresas e outros ativos
Cada bem segue procedimento próprio após a escritura.
Veículos precisam ser atualizados perante o órgão competente. Participações em empresas podem exigir alteração societária. Instituições financeiras precisam receber os documentos necessários para levantamento ou transferência de ativos.
Por isso, a conclusão da escritura não significa necessariamente que todas as providências patrimoniais terminaram no mesmo dia.
O que fazer se um bem for descoberto depois?
É possível que um ativo seja identificado somente após a conclusão do inventário. Dependendo do caso, pode ser utilizada a sobrepartilha para tratar o patrimônio que ficou fora da divisão inicial.
Isso demonstra a importância de realizar um levantamento cuidadoso antes da escritura, especialmente quando o falecido possuía atividades empresariais ou investimentos diversificados.
É possível fazer todo o inventário online?
Várias etapas podem ser realizadas digitalmente, incluindo reuniões com advogado, envio de documentos e determinados atos notariais eletrônicos.
No entanto, afirmar que qualquer inventário pode ser concluído integralmente pela internet seria impreciso. A viabilidade depende dos documentos, da forma de assinatura, das exigências do tabelionato e das providências posteriores perante registros e outros órgãos.
Quanto tempo leva esse passo a passo?
Não existe duração única. A fase que mais consome tempo varia de caso para caso.
Algumas famílias possuem todos os documentos, mas ainda não chegaram a um acordo sobre a partilha. Outras já sabem exatamente como dividir os bens, porém descobrem problemas em imóveis ou tributos.
Por isso, um bom planejamento deve trabalhar com etapas e dependências, e não com promessa de conclusão em número fixo de dias.
Planejamento sucessório pode simplificar esse processo?
Manter documentação patrimonial organizada durante a vida pode facilitar a identificação futura de bens e direitos.
Também existem instrumentos jurídicos que podem integrar a organização da sucessão, como testamento, doação e usufruto. Eles não substituem automaticamente o inventário e possuem custos, tributos e efeitos próprios.
Veja as possibilidades no guia de planejamento sucessório.
Quando procurar orientação profissional
A orientação jurídica deve ocorrer antes da assinatura de documentos ou da definição irreversível da partilha, principalmente quando existem imóveis, empresas, testamento, herdeiro menor, união estável, cessões, renúncias ou divergências documentais.
Também é recomendável análise individual quando há dúvida entre inventário judicial e extrajudicial. Escolher a via apenas por parecer mais rápida pode resultar em retrabalho se o caso não estiver preparado para o procedimento.
Cada sucessão possui características próprias e pode exigir etapas adicionais às apresentadas neste roteiro geral.
Perguntas frequentes sobre como fazer inventário extrajudicial
Qual é o primeiro passo para fazer inventário extrajudicial?
O primeiro passo é identificar os herdeiros, a situação familiar e o patrimônio deixado pelo falecido.
Precisa de advogado para inventário extrajudicial?
Sim. A assistência de advogado ou defensor público é obrigatória para a escritura.
É preciso saber todos os bens antes de começar?
O levantamento completo do patrimônio é recomendável para elaborar corretamente a declaração tributária e a partilha.
Quem escolhe como os bens serão divididos?
Os interessados definem consensualmente a partilha dentro das possibilidades jurídicas, com orientação sobre seus efeitos.
É obrigatório verificar se existe testamento?
Sim. A existência de testamento pode alterar as etapas e os requisitos necessários para utilizar a via extrajudicial.
Herdeiro menor impede inventário em cartório?
Não em todas as situações. A regulamentação atual prevê hipóteses de inventário extrajudicial com menor ou incapaz, mediante requisitos específicos.
Precisa pagar ITCMD antes da escritura?
O procedimento tributário deve seguir as regras do estado competente e ser compatibilizado com a lavratura da escritura.
Posso escolher qualquer tabelionato de notas?
A regulamentação nacional prevê liberdade de escolha do tabelião de notas para inventário e partilha extrajudiciais.
A escritura precisa ser homologada por juiz?
A escritura pública de inventário extrajudicial não depende de homologação judicial.
Depois da escritura o imóvel já fica automaticamente no nome do herdeiro?
Não. A escritura deve ser apresentada ao Registro de Imóveis para atualização da matrícula.
É possível fazer inventário extrajudicial online?
Diversas etapas podem utilizar meios digitais, mas a possibilidade de concluir todo o procedimento remotamente depende do caso e das exigências aplicáveis.
O que acontece se aparecer outro bem depois do inventário?
Dependendo da situação, o patrimônio descoberto posteriormente pode ser tratado por sobrepartilha.
