Para fazer uma notificação extrajudicial, primeiro defina qual resultado jurídico pretende obter, depois reúna os documentos, identifique corretamente as partes, descreva os fatos de forma objetiva, formule a exigência, estabeleça o prazo quando necessário e escolha um meio de envio capaz de comprovar a comunicação. O texto deve ser adaptado ao contrato e ao caso concreto.
Uma notificação não fica mais eficaz apenas porque usa linguagem difícil ou cita muitos artigos de lei. O documento precisa deixar claro quem comunica, por que comunica, o que espera do destinatário e qual será o próximo passo se a situação não for solucionada.
Para compreender a finalidade antes de redigir, veja o guia sobre notificação extrajudicial.
Passo 1: defina o objetivo da notificação
O primeiro passo é responder: o que exatamente precisa acontecer depois que o destinatário receber o documento?
O objetivo pode ser:
- receber uma dívida;
- obter cumprimento de determinada cláusula;
- comunicar uma infração contratual;
- conceder prazo para correção;
- constituir mora quando juridicamente necessário;
- formalizar oposição;
- pedir devolução de bem;
- comunicar intenção de encerrar relação contratual quando cabível;
- registrar tentativa de solução;
- preparar documentação para eventual medida posterior.
Sem objetivo definido, a notificação tende a se transformar em uma narrativa longa que não deixa claro o pedido principal.
Passo 2: verifique se a notificação é realmente necessária
Nem todo problema exige uma notificação formal.
Em alguns casos, uma negociação simples pode resolver a questão. Em outros, a comunicação é importante para produzir prova ou cumprir requisito contratual ou legal.
Também não existe uma regra universal dizendo que toda pessoa precisa notificar antes de ajuizar uma ação.
Antes de enviar, verifique qual efeito jurídico o documento acrescentará à situação.
Passo 3: leia o contrato inteiro
Quando existe contrato, não é suficiente consultar apenas a cláusula aparentemente descumprida.
Procure especialmente:
- obrigações das partes;
- datas de vencimento;
- formas de pagamento;
- multas;
- juros;
- procedimentos para correção do inadimplemento;
- regras de rescisão;
- endereços informados;
- cláusulas sobre comunicações;
- prazos específicos;
- condições precedentes;
- eventuais aditivos.
É comum uma pessoa redigir uma notificação com base em uma cláusula e ignorar outra que modifica completamente seu efeito.
Passo 4: reúna os documentos
Organize o material que comprova os fatos antes de escrever.
Podem ser relevantes:
- contrato;
- aditivos;
- notas fiscais;
- boletos;
- recibos;
- extratos;
- e-mails;
- mensagens;
- fotografias;
- ordens de serviço;
- protocolos;
- comunicações anteriores.
O objetivo é evitar que a notificação contenha datas, valores ou afirmações contraditórias com os próprios documentos do remetente.
Passo 5: identifique corretamente o notificante
O documento deve indicar claramente quem realiza a comunicação.
Para pessoa física, normalmente devem existir dados suficientes para não deixar dúvida sobre sua identidade.
Para pessoa jurídica, é importante utilizar razão social e identificação compatível com os documentos da relação contratual.
Não é necessário expor dados pessoais além do que for útil para identificar as partes e a relação jurídica.
Passo 6: identifique corretamente o destinatário
Um erro no destinatário pode comprometer a utilidade da comunicação.
Confira nome, CPF ou CNPJ quando pertinente, razão social, endereço contratual e outros dados disponíveis.
Quando a comunicação é enviada para empresa, verifique se o contrato indica sede, filial, departamento ou endereço específico para notificações.
Passo 7: escolha o endereço correto
Não utilize automaticamente um endereço antigo apenas porque ele aparece em algum documento.
Analise qual endereço foi fornecido no contrato, se houve atualização posterior e se existem elementos que indiquem mudança.
O método de envio também deve considerar eventual cláusula contratual sobre comunicações.
Passo 8: crie um assunto claro
O título pode facilitar a identificação imediata da finalidade.
Exemplos de assuntos possíveis são cobrança de obrigação contratual, comunicação de inadimplemento ou solicitação de regularização.
Evite títulos agressivos ou que afirmem consequências jurídicas ainda não verificadas.
Passo 9: descreva a relação entre as partes
Explique de forma breve de onde nasce a obrigação.
Por exemplo, informe a existência de determinado contrato, sua data e o objeto relacionado à notificação.
Não é necessário reproduzir todas as páginas do contrato dentro do texto.
Passo 10: apresente os fatos em ordem cronológica
Uma boa sequência costuma responder:
- o que foi contratado;
- o que cada parte deveria fazer;
- o que efetivamente aconteceu;
- quando ocorreu o problema;
- quais tentativas anteriores foram realizadas;
- qual obrigação continua pendente.
Evite misturar fatos, acusações e conclusões jurídicas no mesmo parágrafo.
Passo 11: indique a obrigação descumprida
O destinatário deve compreender exatamente o que está sendo apontado como inadimplemento.
Em uma cobrança, informe a origem do valor. Em uma obrigação de fazer, descreva qual providência continua pendente. Em uma infração contratual, identifique a conduta relacionada ao contrato.
Afirmações genéricas como você não cumpriu o contrato podem produzir mais discussão do que esclarecimento.
Passo 12: confira os valores antes de cobrar
Quando a notificação envolve dinheiro, confira principal, pagamentos parciais, vencimentos, juros, multa e correção.
Não acrescente honorários, multas ou encargos automaticamente sem verificar se existe fundamento contratual ou legal.
Se houver memória de cálculo relevante, ela pode ser anexada ou resumida de maneira compreensível.
Passo 13: formule um pedido objetivo
Depois da exposição dos fatos, diga exatamente o que o destinatário deve fazer.
Exemplos:
- pagar determinado valor;
- entregar determinado documento;
- corrigir um serviço;
- cessar determinada conduta;
- desocupar um imóvel quando juridicamente cabível;
- apresentar resposta;
- cumprir cláusula específica.
Uma notificação sem pedido claro dificulta até mesmo avaliar posteriormente se houve cumprimento.
Passo 14: determine se é necessário estabelecer prazo
Nem toda notificação possui o mesmo prazo.
Primeiro verifique lei e contrato.
Se existir prazo específico aplicável, ele deve ser respeitado. Se não existir, pode ser necessário estabelecer período compatível com a obrigação e com o objetivo da comunicação.
Não copie automaticamente prazos de modelos encontrados na internet.
Passo 15: não invente um prazo legal
É comum encontrar textos que afirmam que o destinatário possui 24 horas, 48 horas, 5 dias ou 10 dias porque supostamente a lei exige.
Esses prazos podem existir em situações específicas, mas não há um prazo único para toda notificação extrajudicial.
Se o período é concedido voluntariamente pelo remetente, o texto deve evitar apresentá-lo como uma imposição legal inexistente.
Passo 16: verifique a constituição em mora
Quando a finalidade envolve mora, a natureza da obrigação precisa ser analisada.
O Código Civil estabelece que o inadimplemento de obrigação positiva e líquida no seu termo constitui o devedor em mora de pleno direito.
Se não houver termo, a interpelação judicial ou extrajudicial pode exercer função específica na constituição da mora.
Há ainda legislações especiais com regras próprias, razão pela qual a palavra mora não deve ser adicionada de modo automático a qualquer documento.
Passo 17: informe consequências juridicamente possíveis
A notificação pode indicar que, se não houver solução, poderão ser avaliadas medidas extrajudiciais ou judiciais cabíveis.
Evite anunciar como certa uma consequência que depende de decisão judicial ou de requisito ainda não preenchido.
Também não é recomendável utilizar o documento para constranger ou intimidar o destinatário.
Passo 18: escolha o meio de envio
A escolha deve ser feita com base na prova que poderá ser necessária.
Entre os meios possíveis estão correspondência, Registro de Títulos e Documentos e meios eletrônicos, conforme a situação.
Se existe cláusula contratual determinando forma específica de comunicação, ela precisa ser analisada antes da escolha.
Passo 19: quando usar o Registro de Títulos e Documentos?
O Registro de Títulos e Documentos pode realizar avisos, denúncias e notificações nos termos da Lei de Registros Públicos quando não for exigida intervenção judicial.
Esse meio é especialmente relevante quando o remetente pretende obter documentação formal das diligências realizadas.
O serviço, porém, não transforma as alegações da notificação em fatos incontroversos.
Passo 20: é possível enviar pela internet?
Existem meios eletrônicos de comunicação e serviços registrais acessíveis digitalmente.
O ponto principal é verificar se a solução escolhida permite demonstrar conteúdo, autoria, destinatário, envio e resultado da comunicação.
Veja as diferenças na página sobre notificação extrajudicial online.
Passo 21: preserve uma cópia exatamente igual ao que foi enviado
Guardar apenas o comprovante de entrega não basta se depois ninguém conseguir demonstrar qual documento estava sendo entregue.
Preserve a versão final, anexos e comprovantes vinculados ao mesmo envio.
Em documentos eletrônicos, preserve também os arquivos originais e elementos de validação disponíveis.
Passo 22: acompanhe a entrega
Verifique o resultado do envio.
A comunicação pode ser:
- entregue;
- recusada;
- devolvida;
- não localizada;
- encaminhada para endereço incorreto;
- recebida por pessoa diferente do destinatário.
As consequências variam conforme o método utilizado e o contexto jurídico.
Passo 23: registre a resposta
Se o destinatário responder, preserve a comunicação.
A resposta pode reconhecer parte dos fatos, contestar valores, apresentar comprovante de pagamento, propor acordo ou negar integralmente a obrigação.
Ela passa a integrar o conjunto documental do conflito.
Passo 24: planeje o que fazer depois do prazo
Não envie uma notificação sem saber qual será a providência seguinte.
Depois do prazo, pode ser adequado negociar, formalizar acordo, realizar nova medida extrajudicial ou avaliar processo.
Quando a finalidade é recuperação de valores, veja também a notificação extrajudicial de cobrança e a estratégia de cobrança extrajudicial.
O que não colocar em uma notificação extrajudicial?
Evite:
- ameaças;
- ofensas;
- acusações criminais feitas sem necessidade ou fundamento;
- prazos apresentados falsamente como legais;
- valores sem memória de origem;
- admissões desnecessárias;
- informações pessoais irrelevantes;
- consequências jurídicas inexistentes;
- textos copiados que mencionam contrato ou lei diferente do caso.
Precisa reconhecer firma?
Não existe exigência geral de reconhecimento de firma para toda notificação.
A necessidade pode depender do serviço escolhido, da forma de identificação do remetente e de regras específicas aplicáveis.
Não acrescente etapas apenas porque um modelo antigo as utiliza.
Precisa ter assinatura de advogado?
Não em qualquer notificação.
A assistência profissional pode ser relevante em situações complexas, mas o documento não se torna automaticamente válido ou inválido apenas pela existência da assinatura de advogado.
Posso copiar um modelo da internet?
O modelo pode ajudar a visualizar a estrutura, mas não substitui a análise dos fatos.
Antes de utilizar, confira se ele contém cláusulas, prazos, leis ou consequências que realmente se aplicam à sua situação.
Estrutura resumida de uma notificação
Uma estrutura possível é:
- identificação do notificante;
- identificação do notificado;
- assunto;
- referência ao contrato ou relação jurídica;
- descrição objetiva dos fatos;
- indicação do inadimplemento ou motivo;
- pedido específico;
- prazo quando cabível;
- forma de resposta ou cumprimento;
- informação objetiva sobre eventuais providências posteriores;
- data e identificação do remetente.
Quando procurar orientação profissional
É recomendável buscar orientação antes do envio quando a notificação envolve rescisão contratual, valor elevado, imóvel, locação, relação empresarial, constituição em mora ou provável processo judicial.
Também é importante quando há dúvida sobre o prazo correto, valor devido, destinatário ou forma de entrega.
O objetivo é evitar que um documento criado para preservar direitos produza uma admissão, prazo ou consequência incompatível com a posição do próprio remetente.
Perguntas frequentes sobre como fazer notificação extrajudicial
Como fazer uma notificação extrajudicial?
Defina o objetivo, reúna os documentos, identifique as partes, descreva os fatos, formule o pedido, estabeleça prazo quando necessário e escolha o meio de envio adequado.
Precisa de advogado?
Não em toda situação, mas casos com efeitos patrimoniais ou contratuais relevantes podem justificar orientação profissional.
Precisa colocar prazo?
Depende da finalidade, da lei e do contrato. Não existe prazo único para toda notificação.
Posso colocar prazo de 48 horas?
Pode haver situações em que o remetente escolha determinado prazo, mas não deve apresentá-lo como prazo legal universal se não existir fundamento para isso.
Precisa citar artigos de lei?
Não. O fundamental é que o pedido e o fundamento estejam corretos e claros.
Posso enviar por cartório?
Sim. O Registro de Títulos e Documentos pode realizar notificações nas hipóteses previstas pela Lei de Registros Públicos.
Posso enviar online?
Pode haver meios eletrônicos adequados, desde que sejam considerados os requisitos de prova e eventual forma específica aplicável.
Posso enviar por WhatsApp?
Mensagens podem integrar o conjunto probatório, mas não substituem automaticamente formas exigidas por lei ou contrato.
A notificação precisa ser longa?
Não. Ela deve ser suficientemente completa para explicar o fato, a obrigação e o pedido sem excesso de informações irrelevantes.
O destinatário precisa assinar?
Depende do meio de entrega. O efeito jurídico da comunicação não deve ser confundido com uma concordância do destinatário com o conteúdo.
O que guardar depois do envio?
Guarde a versão integral do documento, anexos, comprovantes de protocolo, envio, entrega e toda resposta recebida.
O que fazer se a pessoa não responder?
Depois do prazo, deve ser avaliada a medida seguinte prevista na estratégia, que pode envolver negociação, outra providência extrajudicial ou medida judicial.
