A Apostila de Haia é utilizada para autenticar formalmente documentos públicos brasileiros destinados a produzir efeitos em países participantes da Convenção da Apostila. Em certidões de nascimento, casamento ou óbito, o apostilamento confirma elementos como autenticidade da assinatura, qualidade em que o signatário atuou e, quando aplicável, selo ou carimbo.
A apostila não confirma que todas as informações materiais do documento são verdadeiras, não traduz seu conteúdo e não corrige erros existentes na certidão.
Antes de apostilar, é importante conferir se a certidão está correta e na modalidade exigida pelo país de destino. Para entender as diferentes certidões, consulte registro civil e certidões.
O que é Apostila de Haia?
É a certificação utilizada entre países vinculados à Convenção da Apostila para simplificar a legalização de documentos públicos destinados ao exterior.
No Brasil, o serviço é regulamentado pelo Conselho Nacional de Justiça e realizado por autoridades apostilantes cadastradas.
Para que serve a apostila?
Ela substitui, nas relações abrangidas pela Convenção, o antigo processo de legalização consular tradicional.
A apostila certifica formalmente:
- a autenticidade da assinatura constante do documento;
- a função ou qualidade exercida por quem assinou;
- quando cabível, a autenticidade do selo ou carimbo.
A apostila valida o conteúdo da certidão?
Não nesse sentido.
O apostilamento não é uma investigação sobre os fatos registrados no documento.
Ele autentica os elementos formais exigidos para circulação internacional do documento público.
Quais certidões podem ser apostiladas?
Certidões públicas brasileiras podem ser apostiladas quando destinadas a produzir efeitos em país no qual a Convenção seja aplicável.
Entre as mais comuns estão:
- certidão de nascimento;
- certidão de casamento;
- certidão de óbito;
- certidões de registros públicos;
- outros documentos públicos abrangidos pela Convenção.
Toda certidão para o exterior precisa de apostila?
Não.
Primeiro é necessário verificar o país de destino e a finalidade do documento.
A Convenção da Apostila é aplicável entre os países que participam do sistema nas condições internacionais correspondentes.
Além disso, determinados procedimentos podem dispensar o apostilamento ou exigir formalidades específicas.
Como saber se o país aceita Apostila de Haia?
Confirme a situação atual do país de destino e as instruções da autoridade que receberá o documento.
Não é recomendável presumir que qualquer documento destinado ao exterior precise seguir exatamente o mesmo procedimento.
Posso apostilar uma certidão antiga?
O ponto principal não é apenas a idade física da certidão.
A autoridade estrangeira pode exigir que o documento tenha sido expedido recentemente.
Por isso, antes de apostilar uma via antiga, confirme se ela será aceita no procedimento de destino.
Preciso pedir nova certidão antes?
Muitas vezes é conveniente quando a autoridade estrangeira exige certidão recente ou quando houve averbações posteriores.
Por exemplo, uma certidão emitida antes de casamento, divórcio ou mudança de nome pode não refletir a situação registral atual necessária ao processo.
E se a certidão tiver um erro?
A apostila não corrige o documento.
Se existe erro no registro, o ideal é resolver a divergência antes de gastar com apostilamento e eventual tradução.
Veja as hipóteses de retificação de registro civil.
E se o erro estiver na certidão de nascimento?
Primeiro deve ser verificado se a incorreção está apenas na via expedida ou no próprio assento.
Quando o registro de nascimento contém a informação errada, pode ser necessário utilizar o procedimento específico de retificação de certidão de nascimento.
Onde fazer Apostila de Haia?
O serviço é realizado por autoridades apostilantes cadastradas no sistema regulamentado pelo Conselho Nacional de Justiça.
Serviços de notas e de registro das capitais devem, em regra, prestar o apostilamento, ressalvadas as hipóteses de dispensa previstas na regulamentação.
No interior, a prestação pode depender do credenciamento da serventia.
Qualquer cartório pode apostilar?
Não se deve presumir que toda serventia esteja disponível para o serviço.
A autoridade precisa estar devidamente cadastrada no sistema de apostilamento.
Por isso, confirme previamente se a unidade escolhida presta o serviço.
Preciso apostilar no mesmo cartório que emitiu a certidão?
Não necessariamente.
A regulamentação atual permite que notários e registradores cadastrados realizem o apostilamento, independentemente da especialização ou circunscrição territorial, observadas as demais regras do serviço.
Preciso fazer requerimento por escrito?
Não como regra do procedimento de apostilamento.
O Código Nacional de Normas prevê emissão mediante solicitação do portador do documento e dispensa requerimento escrito.
Outra pessoa pode levar minha certidão?
A regulamentação utiliza a figura do portador do documento para solicitar o apostilamento.
Isso significa que o serviço não depende, em regra, da presença pessoal da pessoa cujo nome aparece na certidão apenas para protocolar o documento.
Quanto tempo demora?
A autoridade apostilante deve fornecer protocolo e estipular prazo para entrega que não pode ultrapassar cinco dias.
A prática pode ser concluída antes, conforme a serventia e a necessidade de conferência da autenticidade.
A autoridade pode recusar o apostilamento?
Sim.
Se houver dúvida sobre a autenticidade do documento público, a autoridade deve realizar o procedimento de verificação previsto nas normas.
Persistindo a dúvida, pode haver recusa fundamentada.
A apostila é feita por página?
Não como regra.
O Código Nacional de Normas estabelece que a apostila é emitida por documento, independentemente da quantidade de páginas, salvo se o próprio solicitante requerer forma diversa.
Uma certidão com várias páginas recebe quantas apostilas?
Em regra, uma por documento.
É importante que todas as páginas componham corretamente o documento apresentado à autoridade apostilante.
A Apostila de Haia pode ser eletrônica?
Sim.
A regulamentação admite apostilamento de documento eletrônico sem necessidade de impressão quando o arquivo está em formato compatível e possui assinatura eletrônica aceita.
Certidão digital pode ser apostilada?
Pode, se o documento eletrônico atender aos requisitos técnicos e de assinatura exigidos.
A autoridade apostilante analisará formalmente o arquivo apresentado.
Preciso imprimir a certidão eletrônica?
Não necessariamente.
O Código Nacional de Normas permite apostilamento eletrônico sem impressão quando são preenchidos os requisitos.
Também admite, a critério do solicitante, impressão de determinados documentos eletrônicos para apostilamento físico.
Como funciona a apostila eletrônica?
A apostila pode ser produzida em arquivo eletrônico vinculado ao documento, assinada pela autoridade apostilante e entregue por meio digital conforme a regulamentação.
O arquivo deve ser preservado para posterior verificação.
A apostila substitui tradução juramentada?
Não.
Apostilamento e tradução possuem funções diferentes.
A apostila autentica formalmente o documento; a tradução apresenta seu conteúdo em outro idioma.
Preciso traduzir antes ou depois de apostilar?
Isso deve ser conferido conforme as exigências do país de destino.
Nas regras brasileiras de apostilamento, quando uma tradução de documento público brasileiro será apostilada, a tradução deve ser realizada por tradutor público ou nomeado nas condições admitidas e há disciplina específica para apostilamento do original e da tradução.
A tradução recebe outra apostila?
Quando o procedimento envolve apostilamento da tradução de documento público brasileiro nas condições regulamentadas, original e tradução são tratados separadamente para a aposição das apostilas correspondentes.
Confirme sempre o que a autoridade estrangeira exige antes de contratar o serviço.
Documento bilíngue dispensa tradução?
Não se deve presumir isso.
A regulamentação brasileira estabelece que, para fins de apostilamento, a existência de versão estrangeira em documento brasileiro bilíngue não dispensa automaticamente a tradução juramentada quando ela é exigível.
Quanto custa uma Apostila de Haia?
Não existe preço nacional único em reais.
Os emolumentos seguem as regras aplicáveis e podem variar conforme o Estado ou Distrito Federal.
A cobrança é realizada por apostila.
Certidão e apostila são cobradas separadamente?
Sim, são atos diferentes.
Primeiro existe a emissão da certidão pelo Registro Civil. Depois, quando necessário, é realizado o apostilamento.
Tradução, emissão de nova via e outros serviços também podem representar despesas separadas.
Se o cartório errar a apostila, pago outra?
A regulamentação estabelece que, quando o erro da apostila decorre de falha do próprio serviço apostilante, o novo procedimento deve ser realizado sem custo para o solicitante.
Se o problema resulta de informação incorreta fornecida pelo solicitante, o novo ato será custeado por ele.
Apostila vence?
A apostila em si não deve ser confundida com a exigência de atualidade do documento apostilado.
Uma autoridade estrangeira pode exigir certidão recente mesmo que o apostilamento anterior tenha sido regularmente realizado.
Posso apostilar documento para usar no Brasil?
A finalidade típica do apostilamento brasileiro é permitir que documento público produzido no Brasil seja utilizado em outro país abrangido pela Convenção.
Para uso exclusivamente interno, normalmente o apostilamento não possui essa função.
Documento estrangeiro é apostilado no Brasil?
Em regra, a apostila de um documento público estrangeiro é emitida pela autoridade competente do país em que aquele documento foi produzido.
O cartório brasileiro não transforma um documento estrangeiro em documento público brasileiro apenas por recebê-lo.
Posso solicitar serviços pela internet?
Há diversos serviços extrajudiciais eletrônicos disponíveis, mas a modalidade do apostilamento e a entrega dependem da estrutura regulamentada e da serventia utilizada.
Veja os canais e atos digitais no guia sobre cartório online.
Checklist antes de apostilar uma certidão
- confirme o país de destino;
- verifique se a Convenção é aplicável;
- pergunte qual modalidade de certidão é exigida;
- confirme se o documento precisa ser recente;
- verifique nomes, datas e averbações;
- corrija eventuais erros antes do apostilamento;
- confirme se haverá tradução;
- verifique se a tradução também precisa de apostila;
- escolha uma autoridade apostilante cadastrada;
- guarde os documentos e arquivos eletrônicos originais.
Quando procurar orientação profissional
O apostilamento isolado costuma ser um procedimento administrativo relativamente objetivo.
A orientação profissional é mais relevante quando existem divergências nas certidões, registros antigos, mudanças de nome, necessidade de retificação, processos de cidadania ou exigências documentais pouco claras da autoridade estrangeira.
Antes de emitir, traduzir e apostilar dezenas de documentos, é recomendável confirmar exatamente qual cadeia documental será aceita. Isso evita repetir atos e pagar novamente por certidões ou traduções desnecessárias.
Perguntas frequentes sobre Apostila de Haia em certidões
O que é Apostila de Haia?
É a certificação utilizada para legalizar formalmente documentos públicos destinados a países abrangidos pela Convenção da Apostila.
Toda certidão para o exterior precisa ser apostilada?
Não. É necessário verificar o país de destino e a exigência do procedimento.
Onde fazer a apostila?
Em serviço notarial ou registral cadastrado como autoridade apostilante.
Preciso ir ao cartório que emitiu a certidão?
Não necessariamente. O apostilamento pode ser realizado por autoridade cadastrada conforme as regras atuais.
Preciso de procuração?
O apostilamento é solicitado pelo portador do documento e, em regra, dispensa requerimento escrito.
Quanto tempo demora?
O prazo informado pela autoridade apostilante para entrega não pode ultrapassar cinco dias.
Apostila é cobrada por página?
Em regra, é emitida por documento, independentemente do número de páginas.
Certidão digital pode ser apostilada?
Sim, quando o arquivo eletrônico atende aos requisitos técnicos e de assinatura previstos na regulamentação.
Apostila substitui tradução?
Não. Apostilamento e tradução são procedimentos diferentes.
Apostila corrige erro na certidão?
Não. Divergências devem ser corrigidas antes por meio do procedimento adequado.
Quanto custa?
Os emolumentos variam conforme a legislação aplicável no Estado ou Distrito Federal.
A apostila valida o conteúdo da certidão?
Ela certifica elementos formais como assinatura, função do signatário e selo ou carimbo, e não substitui a análise material do conteúdo.
