Autenticação de documentos é o ato notarial utilizado para confirmar que uma cópia corresponde ao documento apresentado ao tabelionato. Na prática, o tabelião ou seu preposto realiza a conferência e certifica a correspondência da reprodução, permitindo que a cópia autenticada seja utilizada em situações nas quais não se deseja entregar o original.
A autenticação não confirma que todas as informações escritas no documento são verdadeiras e também não substitui outras formalidades eventualmente exigidas. Sua função principal é certificar a correspondência entre a cópia e o documento utilizado como referência.
O que significa autenticar um documento?
Autenticar um documento significa atribuir fé pública à conferência realizada entre uma reprodução e o documento apresentado ao serviço notarial.
A Lei nº 8.935/1994 inclui entre as atribuições dos tabeliães de notas a autenticação de cópias. Trata-se, portanto, de um serviço notarial previsto na legislação brasileira.
Esse procedimento pode ser útil quando uma instituição precisa receber uma reprodução documental, mas o interessado deseja conservar consigo o documento original.
Para conhecer outros atos notariais e registrais, consulte o guia de serviços de cartório.
O que o cartório confirma ao autenticar uma cópia?
O foco da autenticação está na correspondência entre a reprodução e o documento apresentado.
Isso significa que uma cópia autenticada não representa declaração do tabelionato de que:
- o conteúdo do documento é juridicamente válido;
- todas as informações nele escritas são verdadeiras;
- o documento produz determinado efeito jurídico;
- o contrato não possui cláusulas inválidas;
- o negócio documentado realmente ocorreu;
- a pessoa mencionada no documento cumprirá suas obrigações.
Autenticidade da cópia e validade jurídica do conteúdo são questões diferentes.
Qual a diferença entre autenticação e reconhecimento de firma?
Essa confusão é comum.
A autenticação está relacionada à cópia do documento. O tabelionato verifica sua correspondência com o documento apresentado.
O reconhecimento de firma está relacionado à assinatura. Nesse procedimento, o objetivo é confirmar a autoria da assinatura de acordo com a modalidade utilizada.
Assim, um contrato pode possuir cópia autenticada e, separadamente, assinaturas com firma reconhecida. São atos distintos.
Veja mais detalhes no guia sobre reconhecimento de firma.
Cópia autenticada tem o mesmo valor do original?
A cópia autenticada possui certificação notarial de que corresponde ao documento apresentado no momento da autenticação.
Entretanto, dizer que ela sempre substitui o original em qualquer situação seria incorreto. A instituição, o processo ou a norma aplicável pode exigir a apresentação do próprio original ou possuir regras específicas para determinado documento.
Por isso, antes de autenticar várias cópias, é recomendável confirmar quais documentos serão efetivamente aceitos pelo destinatário.
Todo documento precisa ser autenticado?
Não. A autenticação não é uma exigência universal para todas as cópias utilizadas no Brasil.
Muitos procedimentos atualmente aceitam documentos digitais, conferência diretamente pelo agente responsável, apresentação do original acompanhado da cópia ou outros mecanismos de verificação.
A necessidade depende do procedimento concreto.
Antes de pagar pela autenticação, confirme se a instituição realmente exige cópia autenticada ou se uma cópia simples, documento eletrônico ou outra forma de conferência é suficiente.
Órgãos públicos podem exigir cópia autenticada?
A Lei nº 13.726/2018 estabeleceu medidas de desburocratização nas relações dos cidadãos com órgãos e entidades públicas.
Entre outras providências, a legislação permite que a autenticação de cópia seja dispensada quando o agente administrativo comparar a cópia com o documento original.
Isso significa que, em diversas situações administrativas, o cidadão não precisa necessariamente comparecer previamente a um cartório apenas para autenticar uma cópia.
A regra concreta do procedimento deve ser consultada porque podem existir hipóteses específicas disciplinadas por legislação própria.
Quais documentos podem ser autenticados?
Diversos tipos de documentos podem ser objeto de autenticação quando apresentados em condições adequadas para conferência.
Exemplos frequentes incluem:
- documentos de identificação;
- certidões;
- diplomas e certificados;
- contratos;
- procurações;
- declarações;
- documentos empresariais;
- comprovantes;
- documentos relacionados a imóveis;
- outros documentos particulares ou públicos utilizados em procedimentos diversos.
A possibilidade concreta deve ser confirmada quando houver rasuras, danos, elementos incompletos ou dúvida sobre a origem do documento.
Posso levar uma cópia pronta ao cartório?
Em procedimentos tradicionais, pode ser possível apresentar a reprodução juntamente com o documento que servirá de referência para a conferência.
O tabelionato também pode produzir a cópia conforme seu procedimento interno.
O ponto essencial é que o agente autorizado tenha condições de verificar a correspondência entre o documento apresentado e a reprodução que será autenticada.
Preciso levar o documento original?
Na autenticação tradicional de uma cópia física, normalmente é necessário apresentar o documento que permitirá ao tabelionato realizar a conferência.
Entretanto, a evolução dos documentos eletrônicos criou outras possibilidades. Existem documentos originalmente digitais e procedimentos notariais de autenticação digital, materialização e desmaterialização regulamentados pelo Conselho Nacional de Justiça.
Por isso, a resposta depende de saber se o documento nasceu em papel, nasceu digitalmente ou já passou por procedimento eletrônico notarial.
Documento impresso da internet pode ser autenticado?
É necessário distinguir uma simples impressão de uma página ou arquivo de um documento eletrônico cuja autoria, integridade ou origem possa ser verificada.
Uma impressão isolada pode não permitir que o tabelião confirme os elementos necessários para realizar o ato pretendido.
Quando existe documento digital original, assinatura eletrônica verificável ou outra forma de validação, o procedimento pode ser diferente da autenticação tradicional de uma fotocópia.
O tabelionato deve analisar o documento concreto.
É possível autenticar documentos online?
Sim. As normas nacionais dos serviços extrajudiciais preveem mecanismos de autenticação digital de documentos dentro da infraestrutura notarial eletrônica.
O Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça disciplina atos eletrônicos realizados por tabelionatos e prevê, entre as funcionalidades notariais, materialização, desmaterialização e autenticação de documentos eletrônicos.
Esses procedimentos não devem ser confundidos com simplesmente fotografar um documento e enviar a imagem por e-mail.
Veja o procedimento específico no guia sobre autenticação de documentos online.
O que é autenticação digital?
A autenticação digital utiliza os mecanismos notariais eletrônicos previstos na regulamentação para certificar documentos no ambiente digital.
O Código Nacional de Normas do CNJ contempla a Central Notarial de Autenticação Digital, conhecida como CENAD, dentro da estrutura do e-Notariado.
O documento eletrônico autenticado pode possuir mecanismo próprio de verificação de autenticidade, permitindo conferir posteriormente se aquele arquivo corresponde ao ato realizado pelo tabelionato.
A regulamentação atual prevê possibilidade de conferência de documento eletrônico autenticado por meio da CENAD.
O que é materialização de documento?
Materialização é, em termos gerais, a transformação de um documento eletrônico em suporte físico com o procedimento notarial correspondente.
Um exemplo é quando existe documento originalmente eletrônico cuja autenticidade pode ser verificada e é necessário produzir uma versão física dotada da certificação notarial apropriada.
Não se trata simplesmente de imprimir o arquivo em casa. O valor do procedimento decorre da conferência e da certificação realizada pelo tabelião.
O que é desmaterialização?
A desmaterialização segue o caminho inverso: utiliza procedimento notarial para produzir representação eletrônica de documento apresentado em suporte físico.
A regulamentação nacional prevê essas funcionalidades no sistema notarial eletrônico.
Materialização, desmaterialização e simples digitalização feita por scanner não devem ser tratadas como sinônimos.
Uma foto do documento vale como cópia autenticada?
Não apenas por ser uma fotografia.
Uma foto ou arquivo digital produzido pelo próprio interessado não recebe automaticamente fé pública nem se transforma em cópia autenticada.
Para existir autenticação notarial, é necessário que seja realizado o procedimento previsto para a conferência e certificação do documento.
Documento com rasura pode ser autenticado?
O estado físico e a legibilidade do documento podem interferir na possibilidade de realizar o ato.
Rasuras, supressões, espaços em branco relevantes, partes ilegíveis ou sinais de alteração podem exigir análise do tabelionato e, conforme a situação, impedir ou modificar o procedimento.
A autenticação não deve ser utilizada para atribuir aparência de regularidade a documento cuja integridade seja duvidosa.
Posso autenticar apenas uma página de um documento?
Isso depende da natureza do documento e da possibilidade de a reprodução parcial ser utilizada sem gerar interpretação enganosa.
Contratos, certidões e documentos compostos por várias páginas podem precisar ser considerados em sua integralidade conforme a finalidade pretendida.
Antes de autenticar apenas trechos, informe ao tabelionato como a cópia será utilizada.
Quanto custa autenticar um documento?
Não existe preço nacional único. Os emolumentos dos serviços notariais são definidos segundo as regras aplicáveis em cada estado ou Distrito Federal.
A cobrança pode considerar quantidade de páginas, tipo de procedimento e outros critérios previstos na tabela local.
Portanto, uma informação de preço encontrada para um estado não deve ser considerada válida automaticamente em outro.
Precisa marcar horário para autenticar documentos?
Isso depende da organização do tabelionato e da quantidade ou complexidade dos documentos.
Uma autenticação física simples costuma fazer parte dos serviços rotineiros do tabelionato, mas lotes grandes, documentos eletrônicos ou situações específicas podem exigir orientação prévia.
Para evitar deslocamento desnecessário, é possível confirmar diretamente com o serviço os documentos necessários e a forma de atendimento.
Uma cópia autenticada perde a validade?
A autenticação certifica a correspondência da cópia com o documento apresentado naquele momento. Isso não significa que a informação contida no documento permaneça atual indefinidamente.
Uma certidão, comprovante, documento societário ou outro documento pode precisar ser atualizado por causa das regras do procedimento em que será utilizado.
Assim, é possível que uma cópia continue autenticada, mas o documento nela reproduzido seja considerado antigo demais para determinada finalidade.
Autenticação substitui apostilamento da Haia?
Não. São procedimentos diferentes.
A autenticação de cópia confirma a correspondência documental dentro da finalidade do ato notarial. A Apostila da Haia é utilizada para simplificar a legalização de documentos públicos destinados a produzir efeitos em países participantes da Convenção da Apostila.
Se o documento será utilizado no exterior, é necessário verificar se serão exigidos apostilamento, tradução ou outras formalidades.
Autenticação substitui reconhecimento de assinatura?
Não. É possível autenticar a cópia de um contrato sem que isso represente reconhecimento das assinaturas existentes no original.
Se a finalidade exigir confirmação da autoria da assinatura, deve ser analisado o procedimento de reconhecimento de firma ou a assinatura eletrônica correspondente.
As duas formalidades podem coexistir no mesmo contexto, mas desempenham funções diferentes.
É possível autenticar documento com assinatura eletrônica?
Documentos eletrônicos assinados digitalmente exigem abordagem diferente das cópias físicas tradicionais.
A regulamentação nacional reconhece documentos nato-digitais e prevê mecanismos de verificação de autoria, integridade e autenticidade no ambiente eletrônico.
Em vez de imprimir o documento e perder elementos digitais de verificação, pode ser mais adequado preservar o arquivo eletrônico original e utilizar o procedimento compatível com sua natureza.
O funcionamento dos atos digitais pode ser consultado em e-Notariado: como funciona.
Como saber se realmente preciso autenticar?
Antes de ir ao cartório, siga três passos:
- Identifique o destinatário. Descubra quem receberá o documento.
- Confira a exigência atual. Pergunte se é necessária cópia autenticada, original, documento eletrônico ou cópia simples.
- Verifique a norma específica. Em procedimentos públicos, empresariais, registrais ou internacionais podem existir regras próprias.
Esse cuidado evita pagar pela autenticação de documentos que seriam aceitos em formato mais simples.
Quando procurar orientação profissional
A autenticação em si é um ato notarial rotineiro. Entretanto, o documento autenticado pode estar ligado a um negócio juridicamente relevante.
É recomendável buscar orientação quando documentos serão utilizados em compra e venda de imóvel, inventário, sucessão, empresa, cessão de direitos, procuração, acordo, contrato de alto valor ou operação em que exista dúvida sobre a forma jurídica adequada.
Também é importante distinguir problemas de forma e de conteúdo. Autenticar uma cópia não corrige contrato inválido, documento desatualizado ou negócio juridicamente inadequado.
Cada caso deve ser analisado individualmente quando a dúvida ultrapassar a simples necessidade de produzir uma cópia certificada.
Como referências normativas, a Lei nº 8.935/1994 disciplina as atribuições dos serviços notariais, enquanto o Código Nacional de Normas do CNJ regulamenta mecanismos eletrônicos utilizados pelos tabelionatos.
Perguntas frequentes sobre autenticação de documentos
O que é autenticação de documentos?
É o ato notarial que certifica a correspondência entre uma cópia e o documento apresentado para conferência.
Autenticação confirma que o conteúdo do documento é verdadeiro?
Não. A autenticação confirma essencialmente a correspondência da reprodução, e não a veracidade jurídica de todas as informações contidas no documento.
Qual a diferença entre autenticação e reconhecimento de firma?
A autenticação está relacionada à cópia do documento. O reconhecimento de firma está relacionado à autoria da assinatura.
Todo documento precisa ser autenticado?
Não. A exigência depende da instituição, do procedimento e das normas aplicáveis.
Preciso levar o documento original?
Na autenticação física tradicional, é necessário apresentar documento que permita a conferência. Documentos eletrônicos possuem procedimentos próprios.
Uma foto do documento é uma cópia autenticada?
Não. Fotografar ou digitalizar um documento não atribui, por si só, autenticação notarial à reprodução.
É possível autenticar documentos online?
Sim. A regulamentação notarial prevê procedimentos de autenticação digital dentro da infraestrutura eletrônica autorizada.
Quanto custa autenticar um documento?
O valor depende da tabela de emolumentos do estado ou Distrito Federal e do procedimento realizado.
Cópia autenticada vence?
A autenticação registra a correspondência da cópia, mas o documento reproduzido pode ficar desatualizado para determinada finalidade.
Órgão público sempre pode exigir cópia autenticada?
Não. A Lei nº 13.726/2018 criou mecanismos de desburocratização que dispensam autenticação em diversas relações com órgãos públicos.
Autenticação substitui reconhecimento de firma?
Não. São atos diferentes e podem ser exigidos separadamente conforme a finalidade do documento.
Autenticação substitui Apostila da Haia?
Não. O apostilamento possui finalidade específica relacionada ao uso internacional de determinados documentos públicos.
