A autenticação de documentos online permite que determinados documentos sejam autenticados eletronicamente por tabelião de notas, utilizando a infraestrutura notarial digital regulamentada pelo Conselho Nacional de Justiça. Um dos principais mecanismos utilizados é a Central Notarial de Autenticação Digital, a CENAD, integrada ao sistema e-Notariado.
O procedimento não consiste simplesmente em fotografar ou escanear um documento e enviar o arquivo pela internet. Para existir autenticação notarial digital, o tabelião precisa realizar a conferência prevista nas normas e gerar um documento eletrônico autenticado, com elementos que permitem verificar posteriormente sua autenticidade.
O que é autenticação de documentos online?
É a realização, em ambiente eletrônico, de procedimentos notariais destinados a certificar documentos digitais ou reproduções digitais de documentos físicos.
O Código Nacional de Normas do Conselho Nacional de Justiça define a CENAD como a Central Notarial de Autenticação Digital, ferramenta utilizada pelos notários para autenticar documentos digitais com base em seus originais, que podem existir em papel ou ter sido criados originalmente em formato digital.
A autenticação online deve ser diferenciada da autenticação tradicional de uma fotocópia. Para compreender o ato de maneira geral, consulte autenticação de documentos.
O que é a CENAD?
CENAD significa Central Notarial de Autenticação Digital. Ela integra a infraestrutura dos serviços notariais eletrônicos e permite o registro de autenticações digitais realizadas pelos tabeliães.
Segundo o Código Nacional de Normas do CNJ, a autenticação gera registro contendo informações como os dados do notário ou preposto responsável, data e hora da assinatura e código de verificação do documento.
Esse mecanismo ajuda a diferenciar um documento efetivamente autenticado de uma simples digitalização produzida pelo próprio usuário.
Autenticar documento online é a mesma coisa que escanear?
Não.
Digitalizar ou escanear significa apenas criar uma reprodução eletrônica de um documento físico. Qualquer pessoa com celular ou scanner pode fazer isso.
Já a autenticação digital envolve atuação notarial. O documento passa pelo procedimento de conferência e recebe elementos de autenticação vinculados ao tabelionato.
Portanto:
- foto: imagem produzida com uma câmera;
- digitalização: reprodução eletrônica do documento;
- autenticação digital: procedimento notarial que certifica o documento conforme as normas aplicáveis.
Como funciona a autenticação digital de documentos?
O procedimento concreto depende da origem do documento e do serviço solicitado, mas pode envolver as seguintes etapas:
- identificação do documento que será autenticado;
- verificação de sua origem ou do documento utilizado como referência;
- conferência pelo tabelião ou preposto autorizado;
- processamento eletrônico pelo sistema notarial;
- registro da autenticação na CENAD;
- assinatura notarial correspondente;
- geração do documento eletrônico autenticado;
- disponibilização de mecanismo para posterior verificação.
A forma exata depende de o documento ser originalmente físico, originalmente digital ou híbrido.
O que é desmaterialização de documento?
A desmaterialização é especialmente importante para entender a autenticação online.
Ela ocorre quando um documento existente em suporte físico é convertido para o meio eletrônico por meio do procedimento notarial correspondente.
O Código Nacional de Normas prevê que a desmaterialização pode ser realizada pela CENAD a partir da cópia digitalizada de documento físico, mediante conferência com o documento utilizado como original.
Depois da conferência, podem ser produzidas cópias autenticadas em meio digital conforme o procedimento regulamentado.
Uma digitalização autenticada tem valor de cópia autenticada?
O Código Nacional de Normas estabelece que a desmaterialização realizada segundo o procedimento da CENAD possui a mesma força jurídica de uma autenticação de cópia.
Isso é diferente de uma digitalização doméstica. Escanear o documento não cria sozinho essa certificação.
Para que exista a força jurídica decorrente do ato notarial, é necessário que o procedimento tenha sido efetivamente realizado pelo tabelionato.
O que é materialização de documento eletrônico?
Materialização é o caminho inverso. Um documento existente em formato eletrônico pode ser convertido para suporte físico com a certificação notarial adequada, quando presentes os requisitos para o procedimento.
Isso pode ser útil quando uma pessoa possui um documento originalmente eletrônico, mas precisa apresentar uma versão em papel perante determinada instituição.
Imprimir o PDF em casa não é a mesma coisa que realizar uma materialização notarial.
Documento nato-digital pode ser autenticado?
Sim, documentos originalmente produzidos em formato eletrônico podem ser objeto de procedimentos notariais digitais quando sua autoria, integridade e demais elementos necessários puderem ser verificados.
O Código Nacional de Normas diferencia documento digital, originalmente produzido em meio eletrônico, de documento digitalizado, que é a reprodução eletrônica de um documento originalmente físico.
Essa distinção é importante porque a forma de conferência pode ser diferente.
PDF pode ser autenticado online?
Depende da origem e das características do PDF.
Um arquivo PDF pode representar:
- um documento criado originalmente em formato eletrônico;
- um documento eletrônico assinado digitalmente;
- uma digitalização de papel;
- uma simples imagem convertida para PDF;
- um documento cuja origem pode ser validada em sistema oficial.
O fato de um arquivo possuir extensão .pdf não é suficiente para determinar sua autenticidade.
O tabelionato precisa verificar os elementos relevantes para realizar o ato solicitado.
Documento assinado digitalmente precisa ser autenticado?
Não necessariamente.
Uma assinatura eletrônica válida pode permitir a verificação de autoria e integridade do próprio documento. Dependendo da finalidade, a instituição destinatária pode aceitar diretamente o documento eletrônico assinado.
Em outras situações, pode ser solicitado procedimento notarial adicional.
Antes de autenticar um documento digital já assinado, é recomendável confirmar qual formato é exigido pelo destinatário para evitar atos desnecessários.
Como verificar se uma autenticação digital é verdadeira?
Uma característica relevante da autenticação eletrônica é a possibilidade de verificação posterior.
O registro eletrônico utiliza elementos que permitem confirmar se determinado documento corresponde àquele que foi autenticado pelo tabelionato.
O Código Nacional de Normas prevê que a autenticação na CENAD gera código de verificação associado ao documento e estabelece mecanismo de conferência do documento eletrônico autenticado.
Por isso, deve-se preservar o arquivo eletrônico original recebido. Alterações posteriores no arquivo podem comprometer sua verificação.
Por quanto tempo é possível verificar o documento na CENAD?
A regulamentação nacional estabelece que o interessado poderá conferir o documento eletrônico autenticado mediante envio do próprio documento à CENAD, que confirmará sua autenticidade pelo período previsto na norma.
O Código Nacional de Normas atualmente prevê essa confirmação por até cinco anos.
Esse período de consulta não deve ser confundido com validade do conteúdo do documento. Uma certidão ou outro documento pode precisar ser atualizado para determinada finalidade mesmo que sua autenticação continue verificável.
Posso alterar o PDF depois da autenticação?
Não é recomendável alterar o arquivo autenticado.
Os mecanismos de integridade digital são justamente utilizados para permitir a identificação de modificações. Uma alteração no conteúdo pode fazer com que o arquivo deixe de corresponder ao documento registrado na autenticação.
Se for necessário preencher, editar ou acrescentar informações, faça isso antes do procedimento notarial ou obtenha orientação sobre a forma adequada para o documento.
É possível autenticar documento usando apenas uma foto?
Uma fotografia isolada enviada pelo interessado não deve ser confundida com documento autenticado.
O tabelião precisa possuir condições de realizar a conferência exigida pelas normas. A qualidade da imagem, origem do documento e possibilidade de verificar o original ou o documento eletrônico são fatores relevantes.
Por isso, fotografar um RG, contrato ou certidão e enviar a imagem por aplicativo de mensagens não produz automaticamente uma cópia autenticada digital.
Preciso enviar o documento físico ao cartório?
Depende da origem documental e do procedimento.
Quando o documento nasceu em papel e se pretende realizar sua desmaterialização, o tabelião precisa realizar a conferência prevista na regulamentação.
Quando se trata de documento nato-digital cuja autenticidade pode ser confirmada eletronicamente, a dinâmica pode ser diferente.
O tabelionato deve informar de que forma conseguirá verificar o documento específico.
Precisa fazer videoconferência para autenticação digital?
Nem todo serviço digital utiliza exatamente o mesmo fluxo.
Videoconferência é elemento importante de diversos atos notariais eletrônicos destinados à captação da manifestação de vontade das partes, como determinadas escrituras e procurações.
A autenticação digital possui módulo próprio dentro da infraestrutura notarial. A necessidade de identificação adicional ou outra etapa depende do procedimento efetivamente realizado.
Para entender a estrutura geral dos atos eletrônicos, consulte e-Notariado: como funciona.
Precisa de certificado digital?
Isso depende do papel desempenhado pelo usuário e do tipo de serviço eletrônico.
O e-Notariado utiliza mecanismos próprios de identificação e assinatura digital. Entretanto, a autenticação de um documento não deve ser confundida automaticamente com a assinatura de uma escritura ou procuração eletrônica pelas partes.
Antes de adquirir certificado ou realizar cadastro apenas para autenticar determinado documento, confirme com o tabelionato quais requisitos efetivamente se aplicam.
Autenticação online é igual a reconhecimento de assinatura eletrônica?
Não.
O próprio Código Nacional de Normas trata separadamente a Autenticação Digital pela CENAD e o Reconhecimento de Assinatura Eletrônica.
Na autenticação, o foco está no documento. No reconhecimento da assinatura eletrônica, o foco é a autoria da assinatura lançada no documento digital.
É a mesma lógica geral que diferencia autenticação de cópia e reconhecimento de firma no ambiente físico.
Autenticação digital substitui reconhecimento de firma?
Não automaticamente.
Se uma instituição exige confirmação da autoria de uma assinatura, autenticar a reprodução documental pode não solucionar essa exigência.
Da mesma forma, reconhecer uma assinatura não significa que todas as cópias daquele documento estejam autenticadas.
O procedimento correto deve ser escolhido de acordo com a exigência concreta.
Órgãos públicos aceitam documentos autenticados digitalmente?
Documentos eletrônicos e atos notariais digitais fazem parte de um sistema jurídico regulamentado, mas a forma de apresentação pode depender do órgão e do procedimento.
Além disso, a Lei nº 13.726/2018 eliminou a necessidade de autenticação prévia em diversas relações dos cidadãos com órgãos públicos, permitindo conferência administrativa em determinadas situações.
Por isso, antes de pagar por uma autenticação, verifique se ela realmente é exigida.
Autenticação online serve para documento que será usado no exterior?
A autenticação digital e o procedimento para utilização internacional de documentos são questões diferentes.
Dependendo do país e do tipo documental, podem ser necessários Apostila da Haia, tradução juramentada ou outros procedimentos.
Uma autenticação digital brasileira não deve ser presumida como substituta automática de todas essas formalidades.
Quanto custa autenticar documento online?
Não existe um preço nacional único. Os emolumentos notariais seguem as tabelas aplicáveis nos estados e no Distrito Federal.
O custo pode depender da quantidade de documentos, páginas e atos necessários, conforme o enquadramento previsto na tabela local.
O fato de o serviço ser eletrônico não significa que ele seja gratuito.
Autenticação online é feita na hora?
Não existe prazo único que possa ser garantido para todos os documentos.
O tempo necessário depende da possibilidade de conferir a origem do documento, quantidade de arquivos, condições de leitura, forma de apresentação e fluxo do tabelionato.
Documentos com mecanismos eletrônicos de verificação podem exigir tratamento diferente daqueles originalmente produzidos em papel.
Quais documentos podem ser autenticados digitalmente?
A possibilidade deve ser avaliada conforme a origem e as condições de verificação do documento. Podem existir situações envolvendo:
- contratos;
- certidões;
- diplomas e certificados;
- documentos empresariais;
- procurações;
- declarações;
- documentos imobiliários;
- documentos originalmente eletrônicos;
- documentos físicos que serão desmaterializados.
Documentos ilegíveis, incompletos ou cuja origem não possa ser adequadamente verificada podem exigir solução diferente.
Autenticação online elimina a necessidade de guardar o original?
Não é recomendável descartar documentos originais apenas porque uma versão eletrônica foi autenticada.
A necessidade de preservação depende da natureza do documento, de possíveis exigências futuras e da relevância jurídica do original.
Contratos, títulos, documentos patrimoniais e outros instrumentos importantes devem possuir política adequada de guarda documental.
Quais cuidados tomar antes de autenticar online?
Antes de solicitar o serviço:
- confirme se o destinatário realmente exige autenticação;
- verifique se aceita documento eletrônico;
- identifique se o documento nasceu em papel ou digitalmente;
- preserve o arquivo eletrônico original;
- não edite o arquivo depois da autenticação;
- confirme quais documentos o tabelionato precisa analisar;
- verifique o valor dos emolumentos;
- utilize os canais oficiais indicados pelo tabelionato.
Qual a diferença entre cartório online e autenticação online?
Cartório online é uma expressão ampla utilizada para diversos serviços extrajudiciais acessíveis eletronicamente.
Autenticação digital é apenas um desses serviços. Escrituras, procurações, atas notariais, certidões e outros atos possuem procedimentos e plataformas próprios.
Veja uma visão geral no guia sobre cartório online e seus principais serviços.
Quando procurar orientação profissional
Na maioria dos casos, o tabelionato pode explicar diretamente os requisitos técnicos para autenticar um documento.
Orientação jurídica pode ser necessária quando a dúvida não está apenas na cópia, mas nos efeitos do documento: contratos relevantes, operações imobiliárias, procurações, empresas, inventários, cessões de direitos ou documentos que serão utilizados em procedimentos litigiosos.
Uma autenticação digital certifica o documento dentro da finalidade do ato notarial, mas não corrige cláusulas inválidas, problemas de representação ou inadequações jurídicas do negócio.
Cada caso deve ser analisado individualmente quando a questão ultrapassar a simples certificação documental.
O Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça disciplina a CENAD, a desmaterialização e os procedimentos eletrônicos aplicáveis aos serviços notariais.
Perguntas frequentes sobre autenticação de documentos online
É possível autenticar documentos pela internet?
Sim. A regulamentação do CNJ prevê autenticação digital por meio da infraestrutura notarial eletrônica e da CENAD.
O que é CENAD?
É a Central Notarial de Autenticação Digital, ferramenta utilizada pelos notários para autenticar documentos digitais com base em documentos físicos ou nato-digitais.
Escanear um documento é o mesmo que autenticar?
Não. Escanear apenas cria uma reprodução digital. A autenticação exige o procedimento notarial correspondente.
O que é desmaterialização?
É o procedimento de conversão de documento físico para meio eletrônico com a certificação notarial prevista nas normas.
PDF pode ser autenticado?
Pode, dependendo de sua origem, integridade e possibilidade de verificação. O tabelionato precisa analisar o arquivo concreto.
Preciso levar o documento original?
Quando o documento nasceu em papel e será desmaterializado, é necessária a conferência prevista na regulamentação. Documentos nato-digitais possuem dinâmica própria.
Documento autenticado online pode ser verificado depois?
Sim. A autenticação registrada na CENAD possui mecanismo de verificação vinculado ao documento eletrônico.
Posso editar o PDF depois de autenticado?
Não é recomendável. Alterações podem impedir que o arquivo corresponda ao documento registrado na autenticação.
Autenticação online substitui reconhecimento de firma?
Não. Autenticação documental e reconhecimento de assinatura são atos diferentes.
Precisa de certificado digital para autenticar documento?
Os requisitos dependem do procedimento eletrônico utilizado. É recomendável confirmar com o tabelionato antes de providenciar certificado especificamente para o ato.
Quanto custa autenticação digital?
O preço depende da tabela de emolumentos aplicável no estado ou Distrito Federal e das características do serviço.
Uma foto enviada pelo WhatsApp é uma cópia autenticada?
Não. Uma imagem enviada por aplicativo não recebe automaticamente autenticação ou fé pública notarial.
